Allgemeines zur Elektronischen Poststelle

• Was genau ist die elektronische Poststelle?
• Wer kann die elektronische Poststelle nutzen?
• Welche Vorteile bietet mir die Arbeit mit der elektronischen Poststelle?
• Wie „aktiviere“ ich die elektronische Poststelle?
• Wie gelange ich zur elektronischen Poststelle?
• Wie ist die elektronische Poststelle aufgebaut?
• Was ist ein Postfach bzw. ein Funktionspostfach?
• Was bedeutet „rechtsverbindlich“?
• Was ist ein Verschlüsselungszertifikat?
• Was geschieht mit meinen Daten?

Zugangseröffnung

• Was ist eine Zugangseröffnung?
• Warum muss ich eine Zugangseröffnung erteilen und diese verwalten?
• Wie berechtige ich jemanden zur Verwaltung von Zugangseröffnungen?
• Wie führe ich eine Zugangseröffnung durch?
• Wie teste ich eine Zugangseröffnung?
• Wie deaktiviere ich eine Zugangseröffnung?
• Wie ändere ich die Zugangseröffnung bzw. den Zustellweg?
• Welche Zustellwege gibt es und wie unterscheiden sie sich?
• Wie hinterlege ich ein Verschlüsselungszertifikat?

Berechtigungen

• Was sind Berechtigungen in der elektronischen Poststelle?
• Wem kann ich eine Berechtigung erteilen?
• Wer kann Berechtigungen erteilen?
• Wie erteile oder bearbeite ich eine Berechtigung?
• Wie entziehe ich eine Berechtigung?
• Was passiert beim Entzug einer Berechtigung?

Versenden und Empfangen von Nachrichten

• Wie verfasse und versende ich eine Nachricht über die elektronische Poststelle?
• Wie empfange ich eine Nachricht über die elektronische Poststelle?
• Wie antworte ich auf eine Nachricht über die elektronische Poststelle?
• Wie und wonach kann ich meine Nachrichten filtern?
• Was bedeutet die Identitätsfestlegung?
• Was bedeutet Einrichtung suchen?
• Wie finde ich die richtige Einrichtung bzw. den richtigen Adressaten?
• Was bedeutet „Absender“ und „Empfänger“?
• Was bedeuten „Betreff“ und „Nachrichtentext“?
• Was ist ein Pflichtfeld, und was bedeutet das?
• Wie versende ich Anhänge / Wie versende ich ein Dokument?
• Welche Dateiformate kann ich als Anhang versenden?
• Was ist die maximale Dateigröße für Anhänge?
• Warum kommt mein Anhang nicht an?
• Was bedeutet die Virenprüfung?
• Was bedeutet „Kopie der Nachricht in eigenes Postfach“?
• Was ist eine Eingangsbenachrichtigung und wie erhalte ich diese?

Administration

• Wie kann ich die elektronische Poststelle administrieren?
• Wer kann/darf die elektronische Poststelle administrieren?
• Was sind „Zusätzliche Rollen“?
• Was bedeutet der Schalter „Berechtigt“?

Häufige Fragen

• Warum befindet sich die elektronische Poststelle nicht unter „Meine Dienste“?
• Warum finde ich meine Behörde nicht als Adressaten?
• Warum kann ich keine Zugangseröffnungen verwalten?

Häufige Fehlermeldungen

• Fehler nach Hochladen eines Verschlüsselungszertifikates „Bei der Verarbeitung des Zertifikates ist ein Fehler aufgetreten.“
• Fehler nach Eingabe einer SAFE-ID „Die angegebene SAFE-ID ist nicht gültig.“

Die elektronische Poststelle ermöglicht die sichere Kommunikation zwischen Behörden und Bürgern. Beim Versand einer Nachricht wird diese unabhängig vom Ausgangsformat in das präferierte Format des Empfängers umgewandelt. Schicken Sie beispielsweise eine Nachricht als E-Mail an eine Behörde, die den Empfang von Nachrichten im EGVP-Format (Siehe Frage Welche Zustellwege gibt es und wie unterscheiden sie sich?) bevorzugt, wird die E-Mail in das EGVP-Format umgewandelt. Die Antwort der Behörde empfangen Sie dann wieder als E-Mail. Ein- und ausgehende Nachrichten werden protokolliert und verschlüsselt verschickt, wodurch die Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit des Nachrichtenaustausches gewährleistet wird.

Die elektronische Poststelle kann von Bürgern und Behörden genutzt werden. Diese können sich dafür im Serviceportal Sachsen-Anhalt registrieren und anschließend die Nutzung der elektronischen Poststelle beantragen. Bei Bürgern ist hierfür ein Servicekonto Plus erforderlich. Ein registriertes Konto kann dabei jederzeit in ein Servicekonto Plus umgewandelt werden. Hierbei wird die Identität des Kontoinhabers eindeutig gesichert. Somit wird gewährleistet, dass Sie nur in ihrer richtigen Identität mit Behörden kommunizieren.
Für die verschiedenen Bedürfnisse der unterschiedlichen Nutzer*innen gibt es im Serviceportal Sachsen-Anhalt die Benutzergruppen Behörden und Bürger*innen. Diesen stehen die jeweils benötigten und vorgesehenen Funktionen der elektronischen Poststelle zur Verfügung.

Die elektronische Poststelle stellt eine kostenlose Alternative der Kommunikation mit Behörden dar. Sie ersetzt den Briefverkehr oder das Erscheinen in den Behörden. Hierbei ist durch verschiedene Sicherheitsmaßnahmen, wie beispielsweise Verschlüsselung, die Integrität und Vertraulichkeit der Nachrichten gewahrt.

Sind Sie als Bürger*in angemeldet, können Sie die elektronische Poststelle direkt nutzen.

Beginnend auf der Startseite des Serviceportals, gibt es mehrere Wege, zur elektronischen Poststelle zu gelangen.

1. Über die Suchfunktion:
   1. Eingeben von „Elektronische Poststelle“ in der Suchleiste im oberen Bildschirmbereich nach der Auswahl des Ortes, direkt unter der Begrüßung „Wie können wir helfen?“
   2. Anschließend auf den Link „Elektronische Poststelle“ klicken.
2. Über „Mein Bereich“ (sofern Sie für die Elektronische Poststelle berechtigt sind - nur Behörden)
   1. Klicken Sie auf der Startseite auf das Feld „Benutzer“
   2. Klicken Sie in der oberen Leiste auf das Feld „Mein Bereich“
   3. Klicken Sie auf „Meine Dienste“ im rechten Kasten unter „Konto verwalten“
   4. Hier sind nun alle Ihre Online-Dienste aufgelistet. Mit einem Klick auf „Elektronische Poststelle“ gelangen Sie direkt dorthin

Die elektronische Poststelle ist in drei Aktivitätsfelder gegliedert. Diese Funktionen sind direkt auf der Startseite der Elektronischen Poststelle sichtbar.

Ein Funktionspostfach ist ein Postfach bei der jeweiligen Behörde, welches von Behörden eingerichtet werden kann, um darüber Nachrichten für einen bestimmten Zweck gesammelt zu empfangen oder zu versenden. Diese existieren parallel zu anderen Funktionspostfächern anderer oder der gleichen Behörden.
Mit einem Funktionspostfach kann beispielsweise die Behörde XY für ihre Angelegenheiten zum Thema „Steuern“ das Funktionspostfach „SteuerangelegenheitenBehördeXY“ zur Verfügung stellen, damit Nachrichten diesbezüglich dort gesammelt ankommen und nicht aufgeteilt bei verschiedenen Sachbearbeiter*innen.
Ein „normales“ Postfach adressiert in der Regel eine Person und bezieht sich auf die E-Mail-Adresse des registrierten Accounts von Behördenmitarbeiter*innen oder Bürger*innen.

Die Markierung der Nachrichten als „rechtsverbindlich“ geschieht automatisch. Sie weist darauf hin, dass eine Nachricht erfolgreich und wirksam zugestellt wurde. Der der Nachricht beigefügte Zeitstempel ermöglicht dabei beispielsweise Rückschluss auf eine fristgerechte Einreichung eines Formulars.

Mit einem Verschlüsselungszertifikat werden ausgehende Nachrichten sicher verschlüsselt, um sie vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Da es sich um ein individuelles Verschlüsselungszertifikat handelt, können unberechtigte Dritte Ihre Nachricht nicht entschlüsseln.
Die Zertifikatstypen S/MIME und PGP werden unterstützt. S/MIME Zertifikate können über Vertrauensdiensteanbieter (Trust Center) bezogen werden. PGP-Zertifikate können Sie mit geeigneter Software (bspw. OpenPGP) selber erstellen.

In der Datenschutzerklärung der elektronischen Poststelle sind die Art und der Umfang der Datenverarbeitung detailliert beschrieben. Sie ist direkt beim Starten der elektronischen Poststelle unter „Datenschutzerklärung“ zu finden.

Eine Zugangseröffnung ermöglicht den Empfang von digitalen Nachrichten aller Behörden aus Sachsen-Anhalt. Eine Behörde kann Sie nur dann über die elektronische Poststelle kontaktieren, wenn Sie ihr eine entsprechende Zugangseröffnung erteilt haben. Die elektronische Poststelle wird dadurch Ihr virtueller Briefkasten für die Kommunikation mit Behörden.

Dank der Zugangseröffnung können Sie innerhalb der elektronischen Poststelle nur von den Behörden kontaktiert werden, von denen Sie auch kontaktiert werden möchten. Somit erhalten Sie keine Nachrichten von etwaigen anderen Behörden. Dies kann zusätzlich Verwechslungen verhindern.
Durch das Verwalten Ihrer Zugangseröffnung können verschiedene Einstellungen an der Zugangseröffnung vorgenommen werden. Das sind beispielsweise das Deaktivieren der Zugangseröffnung oder auch das Ändern des Zustellweges. In Behörden kann der/die Administrator*innen Mitarbeiter*innen für das Verwalten der Zugangseröffnung berechtigen, wodurch diesen dann auch die genannten Optionen zur Verfügung stehen.

Bitte beachten Sie, dass diese Schritte nur relevant für Behördenmitarbeiter*innen sind.
Gehen Sie dafür in den Administrationsbereich der elektronischen Poststelle.

1. Klicken Sie auf der Startseite auf „Meine Dienste“ unter dem Bereich „Ihr Servicekonto“, welches sich rechts im grau eingefärbten Balken im oberen Bildschirmbereich befindet. (Oder im Administrationsbereich auf die Überschrift „Online-Dienste“.)
2. Suchen sie in der nun erscheinenden Liste ihrer Online Dienste die elektronische Poststelle aus und klicken Sie darauf.
3. Suchen Sie die gewünschte Person und klicken Sie in ihrer Zeile auf das kleine Stift-Symbol, welches sich ganz rechts in der Spalte „Zusätzliche Rollen“ befindet.
4. Setzen Sie die gewünschte Rolle.
5. Aktivieren Sie in der Spalte „Berechtigt“ den Schieberegler.

Zunächst müssen Sie, falls Sie Mitarbeiter*in einer Behörde sind, vom/von Administrator*in zum Verwalten von Zugangseröffnungen berechtigt worden sein. Sind Sie selbst der/die Administrator*in, müssen Sie sich zunächst selbst diese Berechtigung erteilen. (Siehe Frage: Wie berechtige ich jemanden zur Verwaltung von Zugangseröffnungen?)

1. Um die Zugangseröffnung durchzuführen, klicken Sie nach dem Start der elektronischen Poststelle (Siehe Frage: Wie gelange ich zur elektronischen Poststelle?) auf die Option „Zugangseröffnung durchführen / ändern / löschen“.
2. Wählen Sie nun den gewünschten Benutzer oder das gewünschte Funktionspostfach aus, bei dem eine Zugangseröffnung durchgeführt werden soll und klicken Sie auf „Weiter“. Diese Auswahl erscheint nur, wenn Sie mindestens ein Funktionspostfach oder mindestens einen weiteren Benutzer ihrer Organisation hinzugefügt haben.
3. Lesen Sie sich die Informationen zur Zugangseröffnung durch. Bestätigen Sie, dass Sie diese Informationen zur Kenntnis genommen haben, und dass Sie einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente eröffnen möchten, indem Sie die entsprechenden Häkchen setzen. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. Wählen Sie nun den gewünschten Zustellweg aus und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
5. Je nach ausgewähltem Zustellweg können nun weitere Schritte notwendig sein.
   1. E-Mail
      1. Hier müssen Sie nun ein Verschlüsselungszertifikat von ihrem Computer aus hochladen. Klicken Sie dafür auf „Datei auswählen…“
      2. Suchen Sie nun über den Dateimanager auf Ihrem Computer nach dem benötigten Zertifikat (öffentlicher Schlüssel als S/MIME oder PGP) und bestätigen Sie mit „Öffnen“
      3. Klicken Sie nun auf „Speichern“
   2. Service-Postfach Sachsen-Anhalt – hier sind keine weiteren Schritte notwendig
   3. EGVP
      1. Geben Sie ihre SAFE-ID in das Feld mit der Beschriftung „SAFE-ID“ ein
      2. Klicken Sie auf „Speichern“
6. Erscheint der Hinweis „Erfolgreich“, ist die Zugangseröffnung erfolgreich durchgeführt. Klicken Sie auf „Abschließen“.

1. Um die Zugangseröffnung zu testen, klicken Sie nach dem Start der elektronischen Poststelle (Siehe Frage: Wie gelange ich zur elektronischen Poststelle?) auf die Option „Zugangseröffnung durchführen / ändern / löschen“.
2. Wählen Sie den/die Benutzer*in oder das Funktionspostfach, für den/das Sie die Zugangseröffnung testen wollen aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Klicken Sie auf die Option „Zugangseröffnung testen“
4. Nun erscheint der Hinweis „Erfolgreich – Die Testnachricht wurde erfolgreich versandt.“ Warten Sie gegebenenfalls kurz ab und begeben Sie sich in Ihr Postfach. Bitte beachten Sie ihren gewählten Zustellweg. Haben Sie „Service-Postfach Sachsen-Anhalt“ als Zustellweg gewählt, wird die Nachricht in ihr Postfach im Serviceportal gesendet.
   Hinweis für Behördenmitarbeitende: Beachten Sie das Auswählen des richtigen Postfachs, falls Sie die Zugangseröffnung eines Funktionspostfachs testen.
5. Der Test war erfolgreich, wenn sich dort nun eine neue Nachricht mit dem Betreff „Zugangseröffnung“ befindet. In ihr steht der Text „Dies ist eine Testnachricht, die Sie initiiert haben, um die grundsätzliche Funktionsfähigkeit zu testen. Vielen Dank für die Ausführung dieses Tests.“

Möchten Sie nicht weiter von Behörden kontaktiert werden, können Sie Ihre Zugangseröffnung durch folgende Schritte schließen.

1. Um die Zugangseröffnung zu deaktivieren, klicken Sie nach dem Start der elektronischen Poststelle (Siehe Frage: Wie gelange ich zur elektronischen Poststelle?) auf die Option „Zugangseröffnung durchführen / ändern / löschen“.
2. Klicken Sie auf die Option „Zugangseröffnung deaktivieren“.
3. Klicken Sie auf „Ja, Zugangseröffnung deaktivieren“.
4. Ihre Zugangseröffnung wurde nun deaktiviert. Sie können nun nicht mehr von Behörden über die elektronische Poststelle erreicht werden.

1. Um die Zugangseröffnung / den Zustellweg zu ändern, klicken Sie nach dem Start der elektronischen Poststelle (Siehe Frage: Wie gelange ich zur elektronischen Poststelle?) auf die Option „Zugangseröffnung durchführen / ändern / löschen“.
2. Klicken Sie auf „Zustellweg ändern“.
3. Wählen Sie nun den gewünschten Zustellweg aus und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Je nach ausgewähltem Zustellweg können nun weitere Schritte notwendig sein.
   1. E-Mail
      1. Hier müssen Sie nun ein Verschlüsselungszertifikat von ihrem Computer aus hochladen. Klicken Sie dafür auf „Datei auswählen…“
      2. Suchen Sie nun über den Dateimanager auf Ihrem Computer nach dem benötigten Zertifikat (öffentlicher Schlüssel als S/MIME oder PGP) und bestätigen Sie mit „Öffnen“
      3. Klicken Sie nun auf „Speichern“
   2. Service-Postfach Sachsen-Anhalt – hier sind keine weiteren Schritte notwendig
   3. EGVP
      1. Geben Sie ihre SAFE-ID in das Feld mit der Beschriftung „SAFE-ID“ ein
      2. Klicken Sie auf „Speichern“
5. 6. Erscheint der Hinweis „Erfolgreich“, ist die Zugangseröffnung erfolgreich durchgeführt. Klicken Sie auf „Abschließen“.

E-Mail:
Sie erhalten eingehende Nachrichten über ein von Ihnen gewünschtes E-Mail-Postfach. Hierbei ist nur die Zustellung verschlüsselter E-Mails zulässig, weshalb dafür ein entsprechendes Verschlüsselungszertifikat hinterlegt sein muss. Die hier unterstützten Formate sind S/MIME und PGP.

Service-Postfach Sachsen-Anhalt:
Sie erhalten eingehende Nachrichten direkt über das Service-Postfach Sachsen-Anhalt. Sie finden dies unter „Mein Postfach“ auf der Startseite, direkt unter „Ihr Service Konto“ oder indem Sie auf das Briefsymbol im rechten oberen Bildschirmbereich klicken.

EGVP:
EGVP ist das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach. Es handelt sich um einen Standard, um Nachrichten rechtsverbindlich an Gerichte oder Behörden übermitteln zu können. Zur Nutzung wird eine sogenannte SAFE-ID benötigt. Wenn Sie Ihre Nachrichten über EGVP erhalten möchten, müssen Sie bei der Erteilung ihrer Zugangseröffnung Ihre SAFE-ID hinterlegen.
Weitere Informationen über EGVP erhalten Sie hier.

Um ein Verschlüsselungszertifikat zum Verschlüsseln von E-Mails zu hinterlegen, müssen Sie zunächst Ihren Zustellweg auf E-Mail einstellen. Folgen Sie dafür folgenden Schritten:

1. Klicken Sie nach dem Start der elektronischen Poststelle auf die Option „Zugangseröffnung durchführen / ändern / löschen“.
2. Wählen Sie den Benutzer oder das Funktionspostfach, für den/das Sie den Zustellweg auf E-Mail ändern und ein Zertifikat hinterlegen wollen aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Klicken Sie auf „Zustellweg ändern“.
4. Wählen Sie nun „E-Mail“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
5. Hier müssen Sie nun ein Verschlüsselungszertifikat von ihrem Computer aus hochladen. Klicken Sie dafür auf „Datei auswählen…“
6. Suchen Sie nun über den Dateimanager auf Ihrem Computer nach dem benötigten Zertifikat (öffentlicher Schlüssel als S/MIME oder PGP) und bestätigen Sie mit „Öffnen“
7. Klicken Sie nun auf „Speichern“
8. Erscheint der Hinweis „Erfolgreich“, ist der Zustellweg erfolgreich auf E-Mail eingestellt und das Zertifikat hinterlegt. Klicken Sie auf „Abschließen“.

Es gibt zwei Möglichkeiten im Serviceportal, Zertifikate zu hinterlegen. Zusätzlich zu der zuvor beschriebenen Möglichkeit können Sie über „Mein Bereich“ unter „Zertifikate verwalten“ ein Zertifikat hinterlegen. Dies hat jedoch keinen Einfluss auf die elektronische Poststelle, sondern ermöglicht Ihnen eine alternative Authentifizierungsmöglichkeit beim Anmelden im Serviceportal Sachsen-Anhalt.

Berechtigungen beschreiben die Möglichkeiten, die ein/e Nutzer*in in dem Serviceportal Sachsen-Anhalt hat. Dazu gehört unter anderem das Nutzen verschiedener Online-Services wie der elektronischen Poststelle oder auch administrative Berechtigungen, wie das konfigurieren der Zustellwege oder Zugangseröffnungen in der elektronischen Poststelle. Wurden einem/einer Nutzer*in nach seiner Registrierung keine weiteren Berechtigungen erteilt, so hat er/sie keine Möglichkeiten zur Administration. Dementsprechend ist dann auch der Reiter „Administration“ nicht vorhanden. Es können dem Nutzenden dann verschiedene Berechtigungen gegeben werden, die verschiedene Möglichkeiten der Administration freischalten.

In Behörden können den jeweiligen Mitarbeitern, die bei der Behörde registriert sind, alle Berechtigungen gegeben werden.

Nur Administrator*innen können Berechtigungen erteilen. Administrator*in ist bei der Registrierung einer Behörde der Nutzer, der die Registrierung vornimmt, da dabei immer ein Administrationskonto mitregistriert werden muss. Mit diesem Administrationskonto kann dann anderen Personen, die innerhalb der neu erstellten Behörde registriert sind, Administrationsrechte erteilt werden.

Wenn Sie ausschließlich einen/eine Mitarbeiter*in zur Nutzung der elektronischen Poststelle berechtigen wollen, können Sie nach Ausführen des Punktes 4 abbrechen. Möchten Sie weitere Berechtigungen wie beispielsweise die Berechtigung zum Verwalten von Zugangseröffnungen erteilen, folgen Sie der kompletten Anleitung.

1. Gehen Sie in den Bereich „Administration“.
2. Klicken Sie in dem Kasten in der Mitte oben auf „Online-Dienste“.
3. Suchen Sie in der nun erscheinenden Liste nach „Elektronische Poststelle“ und klicken Sie auf diese.
4. Hier sehen Sie alle Mitarbeiter*innen Ihrer Behörde. Suchen Sie den/die Mitarbeiter*in, bei dem eine Berechtigung erteilt oder geändert werden soll. Legen Sie bei dieser Person den Schalter in der Spalte „Berechtigt“ um, sodass sich der Hintergrund des Schalters grau färbt.
5. Klicken Sie anschließend auf das Stift-Symbol, welches sich direkt links neben dem Schalter aus 4. befindet.
6. Setzen Sie Haken bei den gewünschten Berechtigungen und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Alternativ können auch Einzel-Berechtigungen zur Zugangseröffnung direkt innerhalb der elektronischen Poststelle vergeben werden:

1. Gehen Sie in die elektronische Poststelle.
2. Klicken Sie auf das zweite rote Feld „Berechtigung für Mitarbeiter“.
3. Setzen Sie einen Haken bei den Mitarbeiter*innen, die für ihre eigene Zugangseröffnung berechtigt werden sollen und klicken Sie auf „Speichern“.

Über den Bereich „Administration“:

1. Gehen Sie in den Bereich „Administration“.
2. Klicken Sie in dem Kasten in der Mitte oben auf „Online-Dienste“.
3. Suchen Sie in der nun erscheinenden Liste nach „Elektronische Poststelle“ und klicken Sie auf diese.
4. Hier sehen Sie alle Mitarbeiter*innen Ihrer Behörde. Suchen Sie den/die Mitarbeiter*in, bei dem/der eine Berechtigung entzogen werden soll.
5. Möchten Sie für diesen/dieser Mitarbeiter*in die elektronische Poststelle vollständig deaktivieren, legen Sie bei dieser Person den Schalter in der Spalte „Berechtigt“ um, sodass sich der Hintergrund des Schalters weiß färbt.
6. Möchten Sie nur bestimmte Berechtigungen entziehen, klicken Sie auf das Stift-Symbol, das sich direkt links neben dem Schalter aus 4. befindet, entfernen Sie die Haken bei den zu entfernenden Berechtigungen und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Alternativ können auch Einzel-Berechtigungen zur Zugangseröffnung direkt innerhalb der elektronischen Poststelle entzogen werden:

1. Gehen Sie in die elektronische Poststelle.
2. Klicken Sie auf das zweite rote Feld „Berechtigung für Mitarbeiter“.
3. Entfernen Sie die Haken bei den Mitarbeiter*innen, deren Berechtigung zur Zugangseröffnung entzogen werden soll und klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn einer Person ihre Berechtigung entzogen wird, verliert sie die Möglichkeit zur Verwendung der jeweiligen Funktion. Beispielsweise kann sie also im Falle des Entzuges der Berechtigung zur Zugangseröffnung keine Einstellungen rund um die Zugangseröffnung mehr bearbeiten. Wird ihr die Berechtigung zur Nutzung der elektronischen Poststelle entzogen, so taucht diese bei ihr nicht mehr unter „Meine Dienste“ auf, und wenn sie nach dieser über die Suche sucht, kann Sie die elektronische Poststelle zwar auswählen, jedoch wird ihr beim Start dieser angezeigt, dass ihr die Berechtigung fehlt.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen, die eine Person vorgenommen hat, nur gelöscht werden, wenn ihr die Berechtigung zur Nutzung der elektronischen Poststelle vollständig entzogen wird. Beim Entziehen von Einzel-Berechtigungen wie der Berechtigung zum Verwalten von Zugangseröffnungen bleibt die Einstellung nach Berechtigungsentzug beim zuletzt eingestellten Stand.

1. Gehen Sie in die elektronische Poststelle (Siehe Frage Wie gelange ich zur elektronischen Poststelle?)
2. licken Sie auf die Option „Elektronische Poststelle nutzen“.
3. Wählen Sie die Identität, unter der Sie eine Nachricht versenden möchten und klicken Sie anschließend auf „Weiter“. Wenn Sie nur eine Identität haben, erscheint die Identitätsfestlegung bei Ihnen nicht, und Sie können diesen Punkt ignorieren. Sie erscheint insbesondere dann, wenn Sie Funktionspostfächer angelegt haben, aus denen Sie gegebenenfalls Nachrichten versenden möchten.
4. Klicken Sie nun die gewünschte Einrichtung an, an die Sie die Nachricht adressieren möchten, sodass sie hervorgehoben ist und klicken Sie unten auf „Nachricht verfassen“.
5. Hier können Sie nun einen Betreff und einen Nachrichtentext eingeben. Unter „Absender“ und „Empfänger“ sehen Sie die vorher ausgewählte Identität und den Adressaten. Zusätzlich können Sie Anhänge hinzufügen (Siehe Frage: Wie versende ich Anhänge / Wie versende ich ein Dokument?) und eine Kopie der Nachricht in das eigene Postfach schicken lassen (Siehe Frage: Was bedeutet „Kopie der Nachricht in eigenes Postfach“?).
6. Klicken Sie nun auf „Absenden“. Danach wird Ihnen bei dem erfolgreichen Versand eine Zusammenfassung mit der Bestätigung, dem Absender, Empfänger und Betreff angezeigt.

Nachrichten können je nach Zustellweg auf verschiedene Arten empfangen werden. Bei der Wahl des Zustellwegs in das Service-Postfach Sachsen-Anhalt werden die Nachrichten direkt über das Postfach im Serviceportal Sachsen-Anhalt empfangen. Beim Zustellweg E-Mail werden die Nachrichten über das jeweilige E-Mail Postfach empfangen. Haben Sie EGVP als Zustellweg ausgewählt, empfangen Sie Ihre eingehenden Nachrichten über einen EGVP-Client, wie beispielsweise den Governikus Communicator.

Wenn eine direkte Antwort auf eine Nachricht möglich ist, erscheint beim Öffnen der Nachricht der Hinweis „Auf die Nachricht können Sie im zugehörigen Onlinedienst antworten. Bitte antworten Sie hier“. Klicken Sie zum Antworten dann auf den Link, der unter „Bitte antworten Sie hier“ hinterlegt ist.

Die Nachrichten im Postfach können nach verschiedenen Kriterien, wie „Ungelesen“, „Anhang“, „Rechtsverbindlich“, „Antwort möglich“ gefiltert werden. Klicken Sie bitte dafür in Ihrem Service-Postfach Sachsen-Anhalt auf „Filtern & Sortieren“ im rechten oberen Bildschirmbereich.

Wenn Sie eine Nachricht über die elektronische Poststelle verfassen möchten, werden Sie gegebenenfalls vorher nach einer Festlegung der Identität gefragt. Dies erscheint beispielsweise, wenn Sie ein Funktionspostfach für ihr Konto angelegt haben. Bevor Sie eine Nachricht versenden, muss dabei festgelegt werden, ob die Nachricht von Ihnen persönlich oder aus Ihrem Funktionspostfach versendet werden soll. Dem Adressaten werden dann bei Empfang Ihrer Nachricht, entsprechend Ihrer Identitätsfestlegung, entweder Sie persönlich oder das Funktionspostfach als Absender angezeigt.

Die Seite „Einrichtung suchen“ erscheint vor dem Verfassen einer Nachricht. Über diese Seite wird der gewünschte Adressat Ihrer Nachricht festgelegt.

Wenn Sie eine Nachricht versenden wollen, gelangen Sie vor dem Verfassen dieser Nachricht auf die Seite „Einrichtung suchen“. Über sie wird der Adressat festgelegt, und dort finden Sie auch alle adressierbaren Institutionen und Funktionspostfächer.

Die Seite ist als eine Liste mit verschiedenen ein- und ausklappbaren Ebenen dargestellt. Sie können dort, den entsprechenden Bezeichnungen der Ebenen nach, den richtigen Adressaten suchen.

Der Absender beim Versenden einer Nachricht aus der elektronischen Poststelle ist Ihre ausgewählte Identität bzw. Ihr ausgewähltes Postfach, aus dem Sie ihre Nachricht versenden.

Der Empfänger hingegen ist die ausgewählte Einrichtung, die adressiert wird, bzw. an die die Nachricht versendet wird.

Im Feld „Betreff“ können Sie das Thema Ihrer Nachricht eintragen.

Im Feld „Nachrichtentext“ können Sie ihre eigentliche Nachricht formulieren.

Pflichtfelder sind mit dem Zeichen * markiert. Felder mit einer solchen Markierung müssen notwendigerweise ausgefüllt werden, damit die Nachricht versendet werden kann. Bleibt eines dieser Felder leer, kann die Nachricht nicht versendet werden.

Anhänge können beim Verfassen einer Nachricht im Bereich unter dem Nachrichtentext angehängt werden.

Grundsätzlich sind alle Dateiformate für das Versenden im Anhang zulässig. Einzelne Empfänger können Beschränkungen der zulässigen Dateiformate haben (siehe Frage Warum kommt mein Anhang nicht an?).

Die maximale Größe für Dateianhänge beträgt 40 MB.

Dass Sie einen Anhang verschicken können, dieser aber nicht beim Empfänger ankommt, kann mehrere Gründe haben:

1. Die maximale Dateigröße wurde überschritten
2. In der Datei wurde ein Virus gefunden (hierbei erscheint vor dem Verschicken ein Hinweis!)
3. Einzelne Empfänger können gegebenenfalls nur bestimmte Dateiformate empfangen

Die Virenprüfung durchsucht die beigefügten Anhänge vor dem Versenden auf Viren. Wird ein Virus erkannt, so wird eine entsprechende Information angezeigt, und die Datei wird nicht mitgesendet.

Wenn Sie bei dieser Option einen Haken setzen, wird die von Ihnen verfasste Nachricht zusätzlich in Ihr eigenes Postfach versendet.

Sie erhalten an die von Ihnen bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung, wenn in ihrem Service-Postfach Sachsen-Anhalt eine neue Nachricht eingegangen ist.

Hinweis: Diese Fragen sind lediglich für Administratoren von Behörden relevant.

1. Begeben Sie sich in der Bereich „Administration“
2. Klicken Sie in dem obig mittigen Kasten auf „Online-Dienste“.
3. Klicken Sie in der Liste auf „Elektronische Poststelle“.
4. Nun befinden Sie sich im Administrationsbereich der elektronischen Poststelle und können Anpassungen vornehmen.

Zur Administration ist eine entsprechende Berechtigung notwendig. Bei Registrierung einer neuen Behörde wird zugleich ein Administrationskonto angelegt. Mit diesem können dann Berechtigungen vergeben werden. Wenn ein weiteres Administrationskonto erstellt werden soll, muss ein neuer Benutzer über den Administrationsbereich des Serviceportals angelegt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass der Schalter „Als weiteren Administrator anlegen“ aktiviert ist.

In der Spalte „Zusätzliche Rollen“ im Administrationsbereich der elektronischen Poststelle werden die zusätzlichen Berechtigungen angezeigt. Ein Beispiel für eine solche Rolle/Berechtigung ist „Zugangseröffnung erteilen“. Mit einem Klick auf das kleine Stift-Symbol, welches ganz rechts in dieser Spalte zu sehen ist, können die zusätzlichen Rollen vom Administrator verwaltet werden.

Ist der Schalter in der Spalte „Berechtigt“ aktiviert, also ist der „Schalterhintergrund“ grau, ist die jeweilige Person für die Nutzung der elektronischen Poststelle berechtigt. Die elektronische Poststelle ist dann bei der jeweiligen Person auch in „Mein Bereich“ unter „Meine Dienste“ zu finden.

Vermutlich sind Sie nicht für diesen Online-Dienst berechtigt. Die Berechtigung kann durch den Administrator gesetzt werden. Eine Anleitung zum Erteilen dieser Berechtigung finden Sie auf dieser Hilfeseite unter „Wie erteile oder bearbeite ich eine Berechtigung?“.

Die anzuschreibende Behörde muss sich einmalig in den Onlinedienst der elektronischen Poststelle einbinden lassen.

Möglichkeit 1: Die Berechtigung fehlt
Wenn Ihnen die Berechtigung zum Erteilen von Zugangeröffnungen fehlt, wird Ihnen in der elektronischen Poststelle diese Option nicht angezeigt.
Die Berechtigung kann durch den Administrator gesetzt werden. Sind Sie als Bürger angemeldet, haben Sie die benötigten administrativen Rechte inne und können sich die Berechtigung selbst erteilen. Eine Anleitung zum Erteilen dieser Berechtigung finden Sie auf dieser Hilfeseite unter „Wie erteile oder bearbeite ich eine Berechtigung?“.

Möglichkeit 2: Browser-Neustart erforderlich
Gegebenenfalls haben Sie die Berechtigung gesetzt, doch die Änderungen sind nicht wirksam geworden. Es ist also nach der Erteilung der Berechtigung die Option in der elektronischen Poststelle bei der berechtigten Person nicht erschienen. Dies kann darauf zurückzuführen sein, dass Änderungen gegebenenfalls erst nach dem Neustart des Browsers wirksam werden. Bitten Sie die Person, Ihren Browser zu schließen und ihn anschließend neu zu öffnen und sich dann in die elektronische Poststelle zu begeben. Wenn diese Möglichkeit die Ursache war, dann wird die Option „Zugangseröffnung durchführen/ändern/löschen“ nun vorhanden sein.

Erscheint nach dem Hochladen eines Verschlüsselungszertifikates beim Einrichten des Zustellwegs E-Mail die Fehlermeldung „Bei der Verarbeitung des Zertifikates ist ein Fehler aufgetreten.“, ist die hochgeladene Datei fehlerhaft. Bitte überprüfen Sie, ob Sie die richtige Datei ausgewählt und hochgeladen haben. Bitte beachten Sie, dass nur die Formate S/MIME und PGP unterstützt werden. Überprüfen Sie des Weiteren, ob Ihr ausgewähltes Zertifikat Gültigkeit besitzt.

Erscheint nach Eingabe einer SAFE-ID beim Einrichten des Zustellwegs EGVP diese Fehlermeldung, ist die von Ihnen eingegebene SAFE-ID fehlerhaft. Überprüfen Sie, ob Sie die SAFE-ID korrekt eingegeben haben und ob das zugehörige Verschlüsselungszertifikat noch gültig ist.